13. Práce s databázemi v Accessu

Microsoft Access je nástroj na správu relačních databází, který je součástí kancelářského balíku Microsoft Office. Práce s daty, databázové systémy, pořízení/import/export dat, tabulka, dotaz, formulář, sestava, praktická ukázka práce.

Předchozí okruh: 12. Práce s tabulkami a grafy v Excelu

O programu Microsoft Access

• nástroj na správu relačních databází, který je součástí kancelářského balíku MS Office
• Microsoft Access je součástí:
  • MS Office 2019, 2016, 2013,…
    • doživotní licence
    • nedostává všechny nové aktualizace, v případě upgradu je nutné koupit licenci novější verze
  • MS Office 365
    • roční předplatné
    • dostává všechny nové aktualizace a updaty
    • součástí je přístup k Office Online a prostor v cloudovém úložišti OneDrive

Nejdůležitější funkce

• vytváření a správa relačních databází
• ukládání dat do databáze a následná analýza
• zadávání dat pomocí formulářů
• možnost soubory a databáze sdílet a společně upravovat
• návod pro začátečníky

Možné úkoly

• založit prázdnou databázi
• import tabulky z excelu
• upravovat datové typy polí
• vytvořit dotaz (filtrování, filtrování podle hodnot vložených uživatelem při spuštění dotazu, třídění, výpočty)
• vytvořit vstupní formulář pro naplňování tabulky
• vytvořit výstupní sestavu (seskupit, seřadit a udělat souhrn)

Alternativy

• OpenOffice Base, LibreOffice Base

Vysvětlení pojmů

• Databáze je určitá sbírka údajů stejného druhu (=uspořádaná množina informací s pevnou strukturou záznamů, které jsou spolu navzájem provázány). Příkladem databáze může být třeba telefonní seznam.
• Záznam obsahuje všechny údaje o jedné položce databáze. Například v databázi telefonní seznam představuji záznam všechny údaje o jednom člověku.
• Pole je jedna určitá kategorie záznamu. Například v telefonním seznamu představuje pole údaj o příjmení, který lze nalézt v každém záznamu. Stejně tak bude polem telefonní číslo.
• Tabulka je jakási šablona pro každou databázi, která připomíná tabulku z programu Excel. Každá databáze musí obsahovat alespoň jednu tabulku, většina databází ale obsahuje více spojených tabulek. Jedna tabulka tak může obsahovat údaje o klientovi (např. jméno, adresu a telefonní číslo) a druhá záznam ze všech jednání s daným klientem.
• Formulář se používá pro snadné vkládání dat do tabulky. Formuláře obvykle zobrazuji v jednom okamžiku pouze jeden záznam.
• Dotaz je souhrn určitých dat, která splňují vymezená kritéria. Dotazem může být kritérium zahrnující všechny Nováky bydlící v Brně. Dotazům se také někdy říká filtry.
• Sestava je souhrnem dat ve formátu, který je vhodný pro tisk. Příkladem takové sestavy jsou dopisní štítky vytvořené na základě databáze kontaktů.

Jazyk SQL

• structured query language
• standardizovaný strukturovaný dotazovací jazyk, který je používán pro práci s daty v relačních databázích

• dělení příkazů
  • data definition language (DDL): příkazy pro definici dat (CREATE, ALTER, DROP, …)
  • data manipulation language (DML): příkazy pro manipulaci s daty (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE, …)
  • data control language (DCL)
    • transaction control commands (TCC), příkazy pro řízení transakcí (START TRANSACTION, COMMIT, ROLLBACK)
    • příkazy pro řízení přístupových práv (GRANT, REVOKE)
  • ostatní nebo speciální příkazy (číslovače, schemata, …)

• základní příkazy
  • SELECT
    • příkaz pro výběr dat z databáze
  • AVG
    • aritmetický průměr
  • COUNT
    • počet hodnot ve sloupci
  • MAX
    • maximální hodnota z množiny
  • ukázkový dotaz
    • SELECT názvy polí (např. Jmeno, Prijmeni, Datum_narozeni)
      FROM název tabulky (např. Lide)
      WHERE podmínky pro vybraná data (např. Datum_Narozeni >= ‚1995-01-01‘ AND Datum_Narozeni <= ‚2005-12-31‘)
      ORDER BY řazení dat podle (např. Datum_narozeni)
  • ukázkový dotaz 2
    • SELECT AVG(plat) FROM klienti WHERE zarazeni = „technicky_pracovnik“

Následující okruh: 14. Práce s prezentacemi v PowerPointu